Zu unseren Kunden zählen viele Organisatoren verschiedener Veranstaltungen – sie organisieren Unterhaltungs-, Sport-, Geschäfts- und Fachveranstaltungen. Heute werden wir ein bisschen über das Letztere reden.
Wir arbeiten seit vielen Jahren mit unseren Geschäftspartnern zusammen, um Geschäfts- und Fachveranstaltungen vorzubereiten und zu organisieren. Werbe- und Geschäftsgeschenke sind ein wesentlicher Bestandteil jeder Veranstaltung, da sie vor Ort für Aufmerksamkeit sorgen und auch nach der Veranstaltung langanhaltend sind. Wir bieten zuverlässige Unterstützung bei der Geschenkauswahl, Gestaltung, Bestellung und Lieferung von Werbeartikeln für Messen, Tagungen, Kongresse, Runde Tische usw.
In unserer mehr als 30-jährigen Tätigkeit haben wir wertvolle Erfahrungen in der Vorbereitung und Organisation von Veranstaltungen gesammelt, die wir gerne mit Ihnen teilen.
Die Bereitstellung guter Werbegeschenke ist bei der Organisation einer Veranstaltung äußerst wichtig. Die Geschenktüte, die Geschenke und Werbeartikel enthält, ist zum Standard geworden, der von Teilnehmern an Geschäfts- und Fachveranstaltungen erwartet wird. Das Letztere erhöht den Mehrwert Ihrer Veranstaltung. Zusätzlich stärkt es Ihre Sichtbarkeit und die Sichtbarkeit der Sponsoren auch nach der Veranstaltung.
Untersuchungen (PPAI - The Promotional Product Association International) zeigen, dass gute Werbegeschenke bessere Ergebnisse erzielen als Fernseh- oder Radiowerbung. Es wurde z. B. herausgefunden, dass gebrandete Tassen viel effektiver sind als Radio- oder Fernsehwerbung, wobei sich sogar 57 % der Menschen an einen Werbetreibenden auf einer Tasse erinnern, während sich nur 32 % an eine Radiowerbung oder nur 28 % an eine Fernsehwerbung erinnern.
Werbegeschenke, die ein wesentlicher Bestandteil jeder professionellen Veranstaltung sind:
Bei der Organisation von Fachveranstaltungen benötigen Sie:
Damit Ihr Einsatz die meisten Ergebnisse bringt, vergessen Sie nicht die Werbegeschenke für alle Teilnehmer. Sie erhöhen die Sichtbarkeit Ihrer Marke und stärken die Zugehörigkeit zu Ihrem Unternehmen noch lange nach der Veranstaltung. Die Teilnehmer behalten Ihr Geschenk bis zu 7 Monate lang. 73 % der Menschen nutzen Ihre Werbeartikel mindestens einmal pro Woche. 83 % der Menschen werden sich an Sie erinnern und 20 % werden später etwas bei Ihnen kaufen. Studien haben auch gezeigt, dass Werbegeschenke beim Beschenkten einen guten Eindruck von Ihrem Unternehmen vermitteln (52 %). Der Geschenkwert spielt dabei jedoch keine wesentliche Rolle.
Ein Sponsor einer Veranstaltung zu sein, kann eine gute Gelegenheit für Ihr Unternehmen oder Ihre Marke sein, bestehende und zukünftige Geschäftspartner für Sie zu gewinnen. Geschäfts- und Werbegeschenke sind erschwingliche und menschenfreundliche Werbemittel, also ist es ratsam, sie in vollem Umfang zu nutzen.
Auf Geschäfts- und Fachveranstaltungen wie Messen und Kongressen treffen sich Besucher meist zum ersten Mal und kennen sich nicht. Daher müssen die Organisationsmitglieder einheitlich gekleidet sein, Akkreditierungen mit ihrem Namen und ihrer Funktion haben und ihr Erscheinungsbild muss aus der Ferne sichtbar sein.
Vielleicht möchten Sie diese Kosten vermeiden, aber wir versichern Ihnen, dass dies ein Fehler ist, hauptsächlich aus zwei Gründen. Erstens: diese Art von Geschäftskleidung ist nicht mehr teuer und kann Ihnen sogar nützen, wenn Sie Sponsoren Werbung Positionen auf einem T-Shirt oder Shirt anbieten. Zweitens: Ihr Personal kann zu einer wandelnden Werbetafel und gleichzeitig zu einem sehr sichtbaren Teil der Organisation der Veranstaltung werden.
Und zu guter Letzt! Ein T-Shirt, eine Kappe oder irgendein Teil der Ausstattung werden Mitarbeitern oder Freiwilligen noch lange in angenehmer Erinnerung bleiben und sie können es auch nach der Veranstaltung noch oft verwenden.
Eine gute Organisation und gute Experten aus dem weiteren Umfeld sind Voraussetzungen für eine gute und erfolgreiche Veranstaltung. Neben diesen beiden Faktoren ist es auch entscheidend, sich Ziele zu setzen.
Denn jeder Weg ist der richtige, wenn wir nicht wissen, wohin wir gehen.
Dies können die Ziele sein:
Oft ist eines der Ziele auch Medienpräsenz. Wenn Sie Medienaufmerksamkeit möchten, ist es ratsam, einen der folgenden Faktoren zu berücksichtigen:
Medienpräsenz ist für viele Unternehmen ein wichtiges Ziel – aber lassen Sie es nicht Ihr einziges Ziel sein; die Veranstaltung wird sonst langweilig.
Es ist unbedingt erforderlich, dass Sie Ihre Zielgruppe festlegen, bevor Sie die Veranstaltung organisieren. Zum Beispiel, für wen ist die Veranstaltung? Wen werden Sie einladen?
Wenn Sie die Gäste identifiziert haben, können Sie wirkungsvolle Wege für die Werbung auswählen, Botschaften gestalten, Werbegeschenke auswählen und schließlich das Programm und den Ablauf der Veranstaltung entsprechend anpassen.
Die folgenden Merkmale sind bei der Bestimmung der Zielgruppe am wichtigsten:
Bevor Sie das Enddatum bestätigen, prüfen Sie, ob an diesem Tag ein anderes wichtiges Ereignis stattfindet oder ob sich ein Ereignis an dieselbe Zielgruppe richtet. Es ist auch wichtig, Montage und Freitage, Schulferien und die Hochsaison für Geschäftsveranstaltungen zu vermeiden.
Bereiten Sie ein Dokument mit allen geschätzten Kosten der Veranstaltung vor. Es ist auch wichtig, dass Sie die Aufzeichnungen stets überprüfen. Dies liegt daran, dass die Kosten eines Ereignisses fest (die genau bekannt sind) und variabel (sie können variieren und nicht ganz genau vorhergesagt werden) sein können. Zum Beispiel können feste Kosten einer Fachveranstaltung folgendes sein: Kosten für die Miete der Räumlichkeiten, Kosten für technische Unterstützung, Kosten der Einstellung von Unternehmensorganisatoren, Transportkosten, Kosten für Dozenten, Kosten für Druck, Marketing und Werbung, Fotografie und Werbegeschenke.
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